会社の代表： 広報担当者が話す場合

もしあなたが、組織のコミュニケーション部門は経営方針など決まったことだけを伝えるのが役割だと考えているなら、それは間違いです。 広報担当者は、組織がリスク状況に対処する場合、主導的な役割を担わなければなりません。 特に、組織の信頼に影響を与えそうな事態では、コミュニケーションの成否に組織の命運がかかっているといっても過言ではありません。 リスク管理部門と協力し、組織がどのような危機に直面しそうか、そのときにはどのように対処すべきかについて、計画をたてておきましょう。

　さらに地方のメディア代表と友好的な関係をもつことも重要ですし、会社上層部からの信頼もなければなりません。 経営層に社内コミュニケーションは経営の一部であるという考えをもたせる努力も必要でしょう。

しかし、実際には広報部門がリーダーシップをとるということは難しいでしょう。 あなたがすべき事柄のいくつかは、経営層の支持なしにはできません。日ごろから、組織がコミュニケーションの重要性を認識し、 あなたの活動を支持してくれるよう努力をしましょう。

事前

• 様々な受け手がいることを知って、対応を考えていますか？
• 受け手のニーズと関心事を調べていますか？
• 隠し事をしない、柔軟な態度をとる、組織の責任を痛感しているといった姿勢を持ち続けるようにしましょう。
• リスクコミュニケーションの目的をはっきり定義していますか？
• 組織が人々や社会からどう評価されているかを知っていますか？
• コミュニケーションの日程を組む時は、組織の予定を考慮し、無理のないものにしましょう。
• 発表者が決まったら、訓練を行い、常に新しい情報を提供しましょう。
• 社内にどのような技術の専門家がいるか知っていますか？
• コミュニケーション担当と技術の話をする人を別にして、それぞれの問題点に対する情報収集を行いましょう。
• コミュニケーションを行うための権限ははっきりしていますか？
• 社内と社外のコミュニケーションの調整をしていますか？
• 住民やメディアから直接の問い合わせに応えるための対応者名簿を作成していますか？
• 公開できる情報、できない情報を定めた文書がありますか？
• 非公開情報が間違いなくそうなっているか確認する手段を考えていますか？
• 従業員とその家族に情報を伝達するしくみを用意していますか？　従業員は気軽に質問できる環境にありますか？
• 従業員が公開されたすべての情報を知っているかどうか確認していますか？
• あなたの組織がもっていない情報についての質問への回答やフォローアップのためのしくみを用意していますか？
• 住民が何を重要と考えているかを知るために住民からの問い合わせをひかえておきましょう。
• 住民の関心事は組織のトップ層へ報告しましょう。
• メディアとの信頼関係を築き、持続させる努力をしていますか？
• コミュニケーション活動の中心となる役員や技術専門の職員のためのメディア訓練セッションを組織的に行いましょう。（例えば、毎年1回とか、昇進した時など）

直前

• 適切な話し手を選んでいますか？
• できれば、あなたのチームには技術の専門家とコミュニケーションの専門家を含めましょう。
• 公開される公式情報のすべては、訓練を受けた信頼のおける一人の職員に作成させましょう。
• 必要な時は発表内容について経営層の許可を得ましょう。

期間中

• 情報は早目に提供しましょう。
• 組織にとって都合のよい話だけをしないようにしましょう。
• 個人的な質問には答えないようにしましょう。
• 好ましくないデータがでたときは、早目に住民に伝えましょう。リスク情報の解釈を発表する機会として考え、組織の見解をはっきり示すようにしましょう。
• リスクを監視し、適切に対処して減らしていくという組織の努力を強調して信頼を築き上げましょう。
• 組織ができることだけを約束し、約束がかならず実行されるように、事前に実行可能かどうかを関係部署に確認しておきましょう。
• リスクに関わるできるだけ多くの情報を住民に流すための方法、特に住民の意見を吸い上げるしくみを考えていますか？

事後

• 情報の伝達や関心事への対処においてコミュニケーション活動が効果的であったかを評価しましょう。
• 従業員のコミュニケーションの努力を労いましょう。
• 成功例、失敗例の両方についての情報を社内に公表しましょう。
• コミュニケーション努力の足りなかった部分を特定し、強化しましょう。
• 切り抜きや録画テープで資料を保存し、主な役員に回覧しましょう。